El Sistema Institucional de Archivos (SIA) es definido en la Ley General de Archivos (LGA) como: “El conjunto de registros, procesos, procedimientos, criterios, estructuras, herramientas y funciones que desarrolla cada sujeto obligado y sustenta la actividad archivística, de acuerdo con los procesos de gestión documental”.
Todos los documentos de archivo en posesión de los sujetos obligados formarán parte del sistema institucional; deberán agruparse en expedientes de manera lógica y cronológica, y relacionarse con un mismo asunto, reflejando con exactitud la información contenida en ellos, en los términos que establezca el Consejo Nacional de Archivos y las disposiciones jurídicas aplicables.
Es importante señalar que la LGA establece que las instituciones deben tener un sistema institucional para la administración de sus archivos. Las mismas instituciones son las responsables de la organización, conservación y buen funcionamiento de su sistema institucional de archivos.
¿Qué es el ciclo vital del documento?
El ciclo vital del documento es la denominación que se le da a las distintas fases o etapas que pasa el documento, desde su creación hasta su eliminación o selección para su custodia permanente y se establece en función de los valores de los documentos y frecuencia de uso.
Las fases o etapas que conforman el ciclo vital del documento son:
- Archivo de trámite: es aquel donde se reúne la documentación que se encuentra en gestión, en busca de solución a los asuntos iniciados, la cual es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que lo soliciten.
- Archivo de concentración: es aquel donde se agrupan los documentos transferidos por las áreas administrativas, una vez que se finalizó su trámite, pero siguen siendo vigentes con objeto de consulta por las propias áreas.
- Archivo histórico: es aquel donde se resguarda la documentación que transfiere el archivo de concentración, sólo los documentos con valor permanente.
¿Quiénes lo integran?
De conformidad con lo establecido en el artículo 21 de la Ley General de Archivos (LGA), el Sistema Institucional de cada sujeto obligado deberá integrarse por:
- Un área coordinadora de archivos, y
- Las áreas operativas siguientes:
- De correspondencia;
- Archivo de trámite, por área o unidad;
- Archivo de concentración, y
- Archivo histórico, en su caso, sujeto a la capacidad presupuestal y técnica del sujeto obligado.
Acuerdos del Sistema Institucional de Archivos
| Tipo | Fecha | Acuerdo |
|---|---|---|
| 31/01/2022 | Acuerdo General del Sistema Institucional de Archivos de la Secretaría Ejecutiva del Sistema Anticorrupción del Estado de Chiapas. |
Integrantes del Sistema Institucional de Archivos
Lic. Eduardo Castañón Rodríguez
Responsable del Archivo de Trámite de la Unidad de Apoyo Administrativo
Lic. Dannia Iveth Aguilar Hernández
Responsable del Archivo de Trámite de la Coordinación de Archivo
Lic. Olga Luz Santiago Fernández
Responsable del Archivo de Trámite de la Dirección de Vinculación y Políticas Públicas
Ing. Miguel Gómez Ruíz
Responsable del Archivo de Trámite de la Dirección de Sistemas Electrónicos y Plataforma Digital
Por el momento no se cuenta con el archivo de concentración y el archivo histórico, debido a que la SESAECH es un ente público de reciente creación que comenzó a operar el 01 de octubre de 2020 y el promedio del plazo de conservación de las series y subseries documentales determinado por cada una de las áreas es de dos años.
