El Sistema Institucional de Archivos (SIA) es definido en la Ley General de Archivos (LGA) como: “El conjunto de registros, procesos, procedimientos, criterios, estructuras, herramientas y funciones que desarrolla cada sujeto obligado y sustenta la actividad archivística, de acuerdo con los procesos de gestión documental”.
Todos los documentos de archivo en posesión de los sujetos obligados formarán parte del sistema institucional; deberán agruparse en expedientes de manera lógica y cronológica, y relacionarse con un mismo asunto, reflejando con exactitud la información contenida en ellos, en los términos que establezca el Consejo Nacional de Archivos y las disposiciones jurídicas aplicables.
Es importante señalar que la LGA establece que las instituciones deben tener un sistema institucional para la administración de sus archivos. Las mismas instituciones son las responsables de la organización, conservación y buen funcionamiento de su sistema institucional de archivos.
El ciclo vital del documento es la denominación que se le da a las distintas fases o etapas que pasa el documento, desde su creación hasta su eliminación o selección para su custodia permanente y se establece en función de los valores de los documentos y frecuencia de uso.
Las fases o etapas que conforman el ciclo vital del documento son:
De conformidad con lo establecido en el artículo 21 de la Ley General de Archivos (LGA), el Sistema Institucional de cada sujeto obligado deberá integrarse por:
Tipo | Fecha | Acuerdo |
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31/01/2022 | Acuerdo General del Sistema Institucional de Archivos de la Secretaría Ejecutiva del Sistema Anticorrupción del Estado de Chiapas. |
Por el momento no se cuenta con el archivo de concentración y el archivo histórico, debido a que la SESAECH es un ente público de reciente creación que comenzó a operar el 01 de octubre de 2020 y el promedio del plazo de conservación de las series y subseries documentales determinado por cada una de las áreas es de dos años.